Pflichtenheft Leitung Geschäftsstelle

1. Organisatorisches

Stellenbezeichnung
Führen der Geschäftsstelle und Finanzen der Vereinigung Cerebral Solothurn

– Führung der laufenden Geschäfte der Regionalgruppe im Rahmen der Statuten, Reglementen auf Grund von Beschlüssen des Vorstandes

– Spezialaufgaben im Rahmen der Zielsetzung der Regionalgruppe und der laufenden Jahresprogramme

Vorgesetzter
Präsident

Stellvertretung
in Absprache mit der Stelleninhaberin Redaktion/Publikationen oder durch den Präsidenten geregelt

2. Grundlagen
Als Grundlage dieser Stellenbeschreibung gelten die Statuten und Organisationsstruktur der Regionalgruppe.

3. Aufgaben im Einzelnen
– Erledigung der anfallenden Sekretariatsarbeiten
– Erledigen von Spezialaufgaben nach Vorgaben des Vorstandes und Präsidenten*
– Führen der Buchhaltung gemäss Aufgabenbeschrieb «3.2. Finanzen»
– Organisation und Durchführung Aktivitäten gemäss Aufgabenbeschrieb «3.4. Aktivitäten»
– Organisation und Durchführung Entlastung gemäss Aufgabenbeschrieb «3.5. Entlastung»
– Beziehungspflege zur Dachorganisation «Cerebral Schweiz»
– Konzepte für neue Angebote erarbeiten
– Partnerkonzept pflegen und abrechnen
– Abrechnungsdateien BSV ausfüllen und übermitteln
– Kontakt Kantonale Steuerverwaltung (Steuererlass)

Mitteilungsblatt
– Schreibt die Artikel «Mitteilungen aus der Geschäftsstelle», Einladungen für die Rubrik «Aktiv» sowie den «Jahresbericht der Geschäftsstelle»
– Erteilt zusammen mit dem Präsidenten das «Gut-zum-Druck» des Mitteilungsblattes

Mitgliederaktivitäten
– Führen des Arbeitsteams «Aktivitäten» gemäss Aufgabenbeschrieb
– Führen des Arbeitsteams «Entlastung» gemäss Aufgabenbeschrieb
– Entwirft mit dem Vorstand die Jahresprogramme für Verein und Treffpunkt (cp stamm)
– Koordiniert die Daten mit Insieme (cp stamm)
– Betreut die Mitglieder schriftlich, persönlich und telefonisch
–  Organisation, Durchführung, Evaluation und Abrechnung der Anlässe
– Korrespondenzen verfassen und versenden (Detailinformationen an angemeldete Mitglieder für alle Aktivitäten)
– Kurzberatung
– Zeiterfassungsblätter bereitstellen für Ehrenamtliche und Freiwillige

Spenden
– Verdankt eingegangenen Spenden schriftlich

Öffentlichkeitsarbeit
– Vertritt nach Absprache mit dem Präsidenten die Vereinigung
– Pflege der Kontakte mit Institutionen und Organisationen, die ähnliche Ziele verfolgen wie die Regionalgruppe

Vorstand
– Stellt die Unterlagen für die Vorstandssitzungen zusammen
– Organisation der Räumlichkeiten für die Vorstandssitzungen
– Schreibt und verschickt die Einladungen zu den Vorstandssitzungen
– Nimmt an den Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teil
– Protokollführung der Sitzungen und Generalversammlung

Entlastung, Treffpunkt
– Erledigt alle anfallenden administrativen Aufgaben
– Plant und erstellt ein Jahresprogramm mit 18–20 Treffpunkt-Terminen an Freitagabenden in Absprache mit dem insieme-Träff
– Sammelt die eingegangenen Anmeldungen und organisiert die Mitarbeiter und den Transport
– gelegentlich Open House durchführen
– Koordination Trauerkarten erstellen

Entlastung, Betreute Ferien
– Erledigt alle anfallenden administrativen Aufgaben
– Planen der Feriendaten und geeigneten Unterkünften
– Sucht die Reise- und Pflegeleitung
– Rekrutiert die Assistenzpersonen in Absprache mit der Reise- und Pflegeleitung
– Erstellt sämtliche Einsatzvereinbarungen und Arbeitsbestätigungen
– Erstellt das Budget- und die Endabrechnung
– Sendet den Gästen die Teilnehmerbestätigung, Abreiseinformationen, Packliste und Rechnung
– Zivildienstplattform verwalten
– Kontrollblätter wie Kassa-, Stunden- und Präsenzlisten erstellen
– Ausschreibung Feriengäste und Assistenzpersonen erstellen
– Sicherstellung der Durchführung
– Organisiert die Carfahrt an das Feriendomizil
– Erstellt mögliche Ausflugsmöglichkeiten während des Ferienaufenthaltes
– Anträge und Abrechnungen an Stiftungen wie «Denk an mich» und weitere stellen
– Spendengesuche erstellen und versenden
– Dankesbriefe an Spender

Entlastung, Tagesangebote
– Erledigt alle anfallenden administrativen Aufgaben
– Plant die Daten für die Angebote
– Rekrutiert die Leitung und Assistenzpersonen
– Organisiert den Fahrdienst
– Rechnungsstellung an Teilnehmende
– Antrag und Abrechnung an die Dachorganisation stellen

Weitere Aufgaben
– Erfasst laufend die geleisteten Stunden (auf 15 Minuten genau) mit Hilfe des Formulars für die Arbeitszeitenerfassung. Diese sind pro Monat, in der Regel bis spätestens dem fünften Arbeitstag, an den Präsidenten weiterzuleiten.
– Meldet die Spesenabrechnung quartalsweise an den Präsidenten
– Hält den Präsidenten über alle wichtigen Ereignisse auf dem Laufenden

4. Inkraftsetzung
Das Pflichtenheft tritt nach Genehmigung am 23. Februar 2022 durch den Vorstand auf den 1. Januar 2022 in Kraft.

Es ersetzt das Pflichtenheft vom 1. April 2010.

5. Schweigepflicht
Der Arbeitnehmer verpflichtet sich zur Verschwiegenheit über die Angelegenheiten der Behinderten und ihren Angehörigen.

Bettlach, 23. Februar 2022

Der Präsident
Jörg Kocher